Phân biệt số hóa và chuyển đổi số: Điểm giống và khác nhau ở đâu?

Số hóa và chuyển đổi số đều liên quan tới các ứng dụng công nghệ số vào các tổ chức, doanh nghiệp trong thời kỳ 4.0. Vì vậy, 2 khái niệm này khiến nhiều người nhầm lẫn về tính chất, cách thực hiện, quy trình, giá trị, lợi ích,... Bài viết này sẽ là những so sánh giúp mọi người hiểu được bản chất của từng khái niệm.

1. Số hóa và chuyển đổi số là gì?

Khi tìm hiểu về xu hướng chuyển đổi số thì sẽ có 2 khái niệm nữa mà người đọc thường gặp đó là số hóa và số hóa quy trình. Trên thực tế, đây là 2 quá trình quan trọng góp phần vào hình thành và mang lại thành công cho chuyển đổi số. Các khái niệm có nội dung như sau:

Số hóa (Digitization)

- Khái niệm: Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang giá trị số hay chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý, analog sang dạng kỹ thuật số (được biểu hiện bởi các dãy số nhị phân 0 và 1). Các thông tin được đưa lên hệ thống máy tính và được xử lý bằng các phần mềm, giúp việc lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng.

- Ví dụ: Khác với mô hình truyền thống là lưu trữ trên các văn bản giấy tờ trong các phòng lưu trữ, khiến việc tìm kiếm thông tin khó khăn và gặp rủi ro khi giấy tờ bị hư hỏng.

​

Các thông tin được lưu trữ trên hệ thống máy tính giúp quá trình quản lý và tìm kiếm dễ dàng hơn

Số hóa quy trình (Digitalization)

- Khái niệm: Số hóa quy trình là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình vận hành, giúp quá trình xử lý thông tin trở nên đơn giản hơn, góp phần tăng hiệu suất công việc cho nhân viên và doanh nghiệp.

- Ví dụ: Thực hiện phê duyệt văn bản, thanh toán hoặc nộp thuế cho Nhà nước bằng việc sử dụng dịch vụ chữ ký số, giúp quản lý không cần phải tới công ty để ký văn bản giấy, nhân viên kế toán tiết kiệm được thời gian tới văn phòng thuế để khai và nộp thuế.

Nộp thuế điện tử là một ví dụ điển hình của số hóa quy trình

Chuyển đổi số (Digital transformation)

- Khái niệm: Chuyển đổi số là quá trình ứng dụng số hóa và số hóa quy trình vào công việc kinh doanh. Đồng thời, người đứng đầu doanh nghiệp cần thay đổi tư duy để ứng dụng công nghệ số vào quy trình vận hành, nhằm quản lý tổ chức hiệu quả và tạo ra các giá trị mới.

- Ví dụ: Các doanh nghiệp chuyển đổi từ thanh toán bằng tiền mặt sang hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như mobile money, ví điện tử, quét mã QR,... Để có thể thực hiện được việc này, doanh nghiệp cần thực hiện số hóa và số hóa quy trình để đưa thông tin lên hệ thống công nghệ, sau đó sử dụng các tiến bộ như big data, AI để phân tích, kết nối và triển khai các hình thức thanh toán tiện lợi này cho người mua và đơn vị bán hàng.

Chuyển đổi số cần số hóa, số hóa quy trình và đổi mới tư duy của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp

Mối liên quan giữa số hóa và chuyển đổi số

Số hóa và số hóa quy trình là một mắt xích quan trọng trong chuyển đổi số. Người quản lý sẽ sử dụng các thông tin đã được số hóa để nghiên cứu về hành vi khách hàng và đưa ra các hình thức tiếp cận phù hợp, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

Ví dụ: Từ các thông tin về hành vi mua hàng của khách hàng từ quá trình số hóa, doanh nghiệp sẽ đưa ra các hướng tiếp cận đa kênh (bán hàng trực tiếp, digital marketing) để khách hàng nhớ tới thương hiệu của mình.

Đồng thời, nhờ quá trình số hóa, doanh nghiệp sẽ đưa ra các chương trình chăm sóc khách hàng vào các dịp đặc biệt để tạo ấn tượng tốt, xây dựng hình ảnh về thương hiệu trong tâm trí khách hàng. Nhờ đó, họ sẽ tạo được một nguồn khách hàng trung thành với các sản phẩm của mình, tăng doanh thu.

Thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện được dễ dàng nhờ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số

2. Phân biệt số hóa và chuyển đổi số

Số hóa và chuyển đổi số không phải là 2 tên gọi khác của 1 khái niệm. Đây là 2 khái niệm độc lập và có những điểm giống và khác nhau như sau:

Điểm giống nhau:

Ứng dụng công nghệ vào việc phát triển các quy trình vận hành của tổ chức, tăng hiệu suất và chất lượng cho các công việc

Mối liên quan giữa số hóa, số hóa quy trình và chuyển đổi số

Điểm khác nhau:

Tiêu chí so sánh

Số hóa

Chuyển đổi số

Yếu tố con người

- Cần nhân sự giỏi về công nghệ thông tin để xây dựng hệ thống lưu trữ trên môi trường Internet cho doanh nghiệp.

- Cần nhân sự sử dụng thành thạo công nghệ thông tin để nhập thông tin lên hệ thống và quản lý.

- Cần sự tham gia của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp, không phải chỉ cấp quản lý mới tham gia vào quá trình này.

Thời gian thực hiện

Một vài tháng phụ thuộc vào lưu lượng thông tin, hạ tầng và năng lực nhân sự.

Tối thiểu từ 3 - 5 năm vì cần thay đổi mô hình kinh doanh, vận hành và tư duy làm việc của toàn bộ nhân sự.

Chuyển đổi số cần nghiên cứu kỹ lưỡng vào có kế hoạch chi tiết trước khi thực thi.

Như vậy, sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số thể hiện rõ nhất ở điểm: số hóa là bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số, nhằm đưa các thông tin lưu trữ ở dạng vật lý sang kỹ thuật số. Chuyển đổi số việc thay đổi tư duy và mô hình kinh doanh để ứng dụng những lợi ích mà số hóa và số hóa quy trình mang lại, để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất công việc. Từ đó có thể tạo ra nhiều giá trình mới cho doanh nghiệp.